General Regulations of SolarMed 2011

1. Ownership and organization
The SolarMed conference/exhibition 2011 is the commercial property of its two organizers, the Paris Energy Forum and the Arab Petroleum Research Center (APRC), hereafter designated the “organizer”. Its headquarters is located at 7 avenue Ingres, 75016 Paris, and it is listed in the Paris Trade Register under the number 998 145 205. Tel.: +33 (0) 1 45 24 33 10; fax: +33 (0) 1 45 20 16 85.

2. Place and dates
SolarMed will take place at the Palais des Congrès, Porte Maillot, 75017 Paris, October 10 and 11, 2011, from 9.00 am to 7.00 pm.

3. Regulations in force
Exhibitors undertake to comply with the regulations in force while the event is taking place, whether it be the current general rules and regulations or the ad hoc regulations published by the authorities, including those concerning Fire Safety and Health Protection and Safety.

4. Installation and dismantling of stands

A - Installation
Exhibitors will be given access to the space reserved for their stands the day before the exhibition opens, which is to say on October 9, 2011:

• For the General Designer: from 8.00 am

• For the decoration of bare stands: from 10:00 am

• For the exhibitors with Comfort and Club Stands. from 03:00 pm

The installation of the stands must be completely finished by 8.00 pm on October 9.

B – Dismantling
Exhibitors must submit their plan for fitting out their stands for the approval and validation of the organizer, either directly or through a service provider designated by the organizer. The exhibitors will start to dismantle and evacuate their stands at 5.00 pm on October 11 and will have to have finished by 10.00 pm on October 11 at the latest.

After that, the organizer will be entitled, without incurring any liability, to take all necessary measures to complete the dismantling and evacuation of stands that have not been dismantled, at the risk and expense of exhibitors that have not fulfilled all their commitments in that regard.

5. Permitted materials
The materials, products and services allowed onto the stands have to correspond to those declared by exhibitors in their applications. Those destined for sale in France must comply with prevailing French and European standards.

6. Customs
All exhibitors are responsible for completing the customs formalities connected with the materials and products they bring from abroad. In no case will the organizer be held liable for any problems that may be encountered in this regard. The exhibitor concerned will be responsible for all the administrative, financial and other consequences arising from his failure to comply with customs regulations.

7. Damage
The cost of repairing any damage caused by the equipment or materials exhibited will be at the charge of the exhibitor, who is required to restore the place assigned to him to its original state.

8. Industrial and intellectual property rights
Exhibitors will ensure that they have obtained the necessary industrial and/or intellectual property rights to the products and/or trademarks exhibited. The organizer will not accept responsibility in the event that an exhibitor fails to comply with these rights.

As regards rights to images, exhibitors must inform the organizer in writing before the event if they do not wish the logos, trademarks or products exhibited on their stands to appear in photographs that may be taken or films that may be shot during the event for the purposes of its promotion. All exhibitors will be responsible for respecting other exhibitors’ rights to images.

9. Other rights and obligations
The other rights and obligations to which SolarMed exhibitors are subject relate to the following in particular:

A – Right of access to and rectification or destruction of data concerning it that are published by the organizer.

B – Obligation to refrain from engaging in any unfair competition during the event.

C – Exhibitors are asked to draw the attention of the organizer or its representatives to any other measures that may be taken to ensure that SolarMed takes place in conditions that are to the satisfaction of all parties concerned.

10. Claims and disputes
In the event of a dispute, claims will be settled amicably or, failing that, will be submitted to the Paris Commercial Court.

 

General Regulations Governing Exhibit Space Rental at SolarMed 2011

1. The general regulations of exhibit space rental govern relations between the organizers of SolarMed 2011 (APRC and Paris Energy Forum), on the one hand, and the exhibitors, on the other. These regulations are communicated to each exhibitor wishing to take part in SolarMed, and any application for admission assumes that the exhibitor accepts the terms and conditions contained in these regulations. Unless formally agreed in writing by the organizer, no other conditions laid down by exhibitors will be binding on the organizer.

2. Applications for admission
The organizer reserves the right to accept or reject the applications for admission, according to whether the application corresponds or not to the standing and objectives of SolarMed 2011. Applications for admission will be answered within a maximum of 10 days of their being received.

3. Exhibit space allocation
In allocating the stands to be rented, the organizer will take account as far as possible of exhibitors’ location preferences. Generally speaking, the allocation of exhibit space is based on a floor plan drawn up by the organizer as a function of the areas to be rented, the type of product or service to be exhibited, and other criteria dictated by the event’s requirements for harmony and functionality.

Exhibitors will be informed of the space assigned them by means of a floor plan forwarded 40 days before the exhibition opens. Exhibitors have 10 days in which to formulate any possible claims regarding the exhibit space allocated to them, indicating in writing the reasons for their claim.

The organizer undertakes to do its best to meet exhibitors’ requests in full, while taking account of other imperatives dictating the distribution of exhibit space.

4. Mode of payment
Payment of the cost of participation is to be made in two instalments, in accordance with the methods outlined under the heading “payment conditions” in the reservation form.

Particular cases:

A – The first payment accompanying the application to participate will be refunded to the applicant if the organizer rejects his application for one reason or another. On the other hand, if the applicant decides to withdraw his application, the money will not be refunded but will be retained by the organizer as damages and interest.

B – Late applications
If the application to participate in the event is received less than 40 days before it opens, the full amount payable must accompany the application.

C – Late payment
If payment is not made by the due date indicated on the invoice, a penalty for late payment will be charged, equal to twice the legal interest rate in force, running from the day following the due date.

5. Subletting and/or associations with co-exhibitors

A – Subletting
Exhibitors are not authorized to transfer or sublet all or part of their allotted exhibit space to other parties. In addition, they are required to exhibit on their stand only the materials, products and services explicitly indicated in their application for admission. Finally, they are not permitted to carry advertising for non-exhibiting companies.

B – Co-exhibitors
Exhibitors who so wish may share their stands with partners that may be other legal or commercial entities, or with different commercial trademarks from that of the principal exhibitor. The admission of a co-exhibitor is subject to the organizer’s approval on the basis of a request formulated by the principal exhibitor. The participation cost for each co-exhibitor is a fixed-rate €625 + 19.6 VAT. The number of co-exhibitors is limited to two per stand.

6. VAT
VAT paid by non-French exhibitors is refundable under the following conditions:

A – European Union member countries: A refund request must be addressed to the Direction Générale des Impôts, Centre des non-résidents, 9, rue d’Uzès, 75084 Paris Cedex 02, France.

B – Non-European Union countries: To carry out the above formalities, residents of countries outside the EU have to designate a tax representative in France.

7. Automatic insurance
Insurance policies that automatically cover the following risks are taken out by the organizer on behalf of the exhibitors:

- Damage to property
- Third party civil liability. The amounts guaranteed are indicated in the insurance rules and regulations.
- The conditions of this automatic insurance are outlined in the insurance rules and regulations that will be communicated to exhibitors three months before the exhibition opens.

8. Additional insurance
Exhibitors may take out additional insurance cover either directly or through a request to the organizer for amounts exceeding those covered by the automatic insurance, on payment of a premium that is proportional to the additional amounts covered.

9. Cancellation of the event
If reasons of force majeure prevent the organizer from holding the event, it will be canceled and the organizer will inform exhibitors in writing as quickly as possible.

After deducting the costs already incurred, the sums remaining out of the payments made by exhibitors will be refunded to them in proportion to their individual payments. In this case, it is expressly agreed that the organizer will not be required to pay any compensation and that exhibitors have no right of claim of any sort against the organizer.

10. SolarMed 2011 catalogue
The organizer is alone permitted to produce and publish the SolarMed 2011 catalogue, utilizing information furnished by exhibitors under their own responsibility.

11. Disputes and claims
Any disputes concerning SolarMed 2011 have to be submitted by registered letter with acknowledgement of receipt within one week of the end of the event.
In the absence of an amicable settlement, disputes will be submitted to the Paris Commercial Court.

Règlement Général de SolarMed 2011

1. Propriété et organisation
SolarMed conférence/exposition 2011 est la propriété commerciale de ses deux organisateurs : Paris Energy Forum et Arab Petroleum Research Center (APRC) dénommés ci-après “organisateur”. Son siège social est situé au 7 avenue Ingres, 75016 Paris, et il est inscrit au registre du Commerce de Paris sous le numéro 998 145 205
Tel. +33 (0) 1 45 24 33 10 - Fax: +33 (0) 1 45 20 16 85

2. Lieu et dates
SolarMed se tiendra au Palais des Congrès, Porte Maillot, 75017 Paris, les 10 et 11 octobre 2011. Les heures d’ouverture sont de 9h00 à 19h00.

3. Réglementations en vigueur
Les exposants s’engagent à respecter les réglementations en vigueur pendant la tenue de la manifestation, qu’il s’agisse du présent règlement général ou des réglementations ad hoc publiées par les pouvoirs publics, y compris en matière de Sécurité Incendie ou Sécurité et Protection de la Santé.

4. Montage et démontage des stands

A - Montage
Les exposants pourront disposer de l’emplacement réservé à leurs stands la veille de l’ouverture de l’exposition, soit le 9 otobre 2011.

• Pour l’Installateur Général : à partir de à partir de 8:00

• Pour les décorateurs des stands nus : à partir de 10:00

• Pour les exposants stand Confort ou Club : à partir de 15:00

Date et heure de fin du montage 20:00, 9 octobre 2011

L’exposant soumettra à l’organisateur un projet d’aménagement de son stand pour approbation et validation et ce, soit directement, soit par un prestataire désigné par l’organisateur.

B - Démontage
L’évacuation et le démontage des stands commenceront le 11 octobre à 17h00 et devront être totalement terminés le 11 otobre à 22h00 au plus tard.

A l’expiration de ce délai, l’organisateur se réserve le droit, et sans que sa responsabilité puisse être engagée, de prendre les mesures qui s’imposent pour l’évacuation totale et le démontage intégral des stands qui ne l’auront pas encore été et ce, aux frais et risques de l’exposant qui ne se sera pas conformé à ses engagements en la matière.

5. Matériels admis
Les matériels, produits et services pouvant être admis sur les stands doivent correspondre à ceux déclarés par les exposants dans leur demande d’admission. Ceux destinés à la vente en France doivent être conformes aux normes françaises et européennes en vigueur.

6. Douanes
Les formalités douanières concernant les matériels et produits provenant de l’étranger relèvent de la responsabilité de l’exposant. L’organisateur ne sera en aucun cas tenu pour responsable des difficultés éventuelles pouvant être rencontrées. Toutes les conséquences administratives, financières ou autres découlant du non-respect des formalités douanières seront à la charge de l’exposant concerné.

7. Dégradations
Les réparations des dégradations causées par les installations ou les matériels exposés sont à la charge de l’exposant qui est tenu de restituer l’emplacement qui lui a été réservé dans son état initial.

8. Propriété industrielle et intellectuelle
L’exposant s’engage à avoir les droits de propriété industrielle et/ou intellectuelle sur les produits et/ou marques exposés. L’organisateur décline toute responsabilité en cas de non-respect de ces droits par un exposant.

Au titre du droit à l’image, l’exposant doit informer l’organisateur par écrit, et avant la manifestation, s’il ne souhaite pas que les logos, marques ou produits présentés sur son stand figurent sur les photos ou les films pouvant être pris lors de la manifestation aux fins de promotion de cette dernière. Chaque exposant sera par ailleurs responsable du droit à l’image des autres exposants.

9. Autres droits et obligations
Les autres droits et obligations des exposants à SolarMed concernent tout particulièrement :

A - Le droit d’accès et de rectification des données le concernant publiées par l’organisateur.

B - Obligation de s’abstenir de toute concurrence déloyale durant la manifestation.

C. Les exposants sont priés d’attirer l’attention de l’organisateur ou de ses représentants sur toutes les autres mesures pouvant être prises pour assurer la bonne tenue de SolarMed, à la satisfaction de toutes les parties concernées.

10. Contestations/litiges
En cas de contestation, le règlement des litiges éventuels sera fait à l’amiable ou, à défaut d’entente, sera soumis au Tribunal de Commerce de Paris.

 

Règlement général de location de surfaces d’exposition à SolarMed 2011

1. Le réglement général de location des surfaces d’exposition régit les relations entre les organisateurs de SolarMed 2011 (APRC et Paris Energy Forum), d’une part, et les exposants, d’autre part. Ce règlement est communiqué à chaque exposant souhaitant prendre part à SolarMed, et toute demande de participation implique l’acceptation par l’exposant des conditions prévues dans ce règlement. Sauf acceptation expresse par écrit par l’organisateur, toute autre condition posée par l’exposant ne sera pas opposable à l’organisateur.

2. Demande de participation
L’organisateur se réserve le droit d’accepter ou non les demandes de participation qui lui sont adressées, selon que la demande est conforme ou non aux objectifs et aux exigences de standing et de qualité de SolarMed 2011. La réponse aux demandes de participation est donnée dans un délai maximum de 10 jours à compter de sa réception.

3. Détermination des emplacements des stands
L’organisateur tiendra compte, dans la mesure du possible, des desiderata des exposants quant à l’emplacement des espaces loués. D’une manière générale, l’attribution des emplacements est déterminé selon un plan établi par l’organisateur en fonction des superficies louées, de la nature des produits ou des services exposés, ainsi que par d’autres critères dictés par les exigences d’harmonie et de fonctionnalité de la manifestation.

La désignation de l’emplacement est communiquée à chaque exposant avec un plan général de la manifestation dans un délai de 40 jours avant l’ouverture de l’exposition. L’exposant dispose d’un délai de 10 jours pour exprimer toute réclamation éventuelle quant à l’emplacement qui lui est attribué, en indiquant par écrit les raisons de sa réclamation.

L’organisateur s’engage à faire de son mieux pour donner entière satisfaction à l’exposant concerné, tout en tenant compte des autres impératifs qui dictent la répartition des emplacements des stands.

4. Modalité de paiement
Le règlement des frais de participation est effectué en deux tranches, selon les modalités précisées sous la rubrique “conditions de règlement” dans le dossier de demande de participation.

Cas particuliers :

A - Le premier versement qui accompagne la demande de participation sera remboursé à l’entité concernée si, pour une raison ou une autre, sa demande n’est pas acceptée par l’organisateur. La même somme ne sera par contre pas remboursée, et sera retenue par l’organisateur à titre de dommages et intérêts, si le demandeur décide de retirer sa demande.

B - Demande tardive d’admission
Si la demande de participation à la manifestation est faite moins de 40 jours avant l’ouverture de celle-ci, le règlement total des frais doit accompagner la demande d’admission.

C - Retard de paiement
Si la date d’échéance du paiement figurant sur la facture n’est pas respectée, des pénalités de retard seront appliquées à raison de deux fois le taux d’intérêt légal en vigueur, à courir à partir du lendemain de la date d’échéance.

5. Sous-location et/ou association avec des co-exposants

A - Sous-location
L’exposant n’est pas habilité à céder ou sous louer tout ou partie de l’espace qui lui est attribué à d’autres entités. Il est par ailleurs tenu de n’exposer sur son stand que les matériels, produits ou services explicitement indiqués dans sa demande d’admission. Il n’est pas enfin habilité à faire de la publicité pour des entreprises non exposantes.

B - Co-exposants
Les exposants qui le souhaitent peuvent partager leurs stands avec des partenaires qui peuvent être d’autres entités juridiques et commerciales, ou des marques commerciales différentes de celle de l’exposant principal. L’admission d’un co-exposant est soumise à l’approbation de l’organisateur sur la base d’une demande précise établie par l’exposant principal. Les frais de participation de chaque co-exposant sont fixés à une somme forfaitaire de €675. Le nombre total de co-exposants est limité à deux par stand.

6. TVA
La TVA acquittée par les exposants non français est remboursable aux conditions ci-après :

A - Pays membres de l’Union Européenne : La demande de remboursement doit être adressée à la Direction Générale des Impôts, Centre des non-résidents, 9, rue d’Uzès, 75084 Paris Cedex 02, France.

B - Pays hors Union Européenne : Pour effectuer les formalités ci-dessus, les résidents de pays hors UE doivent désigner un représentant fiscal en France.

7. Assurance automatique
Des contrats d’assurance couvrant automatiquement les risques suivants sont souscrits par l’organisateur pour le compte des exposants :

- Dommage aux lieux.
- Responsabilité civile envers les tiers. Les montants des garanties sont indiqués dans le règlement
d’assurance.
- Les conditions de cette assurance automatique sont précisées dans le règlement d’assurance qui sera communiqué aux exposants 3 mois avant l’ouverture de l’exposition.

8. Assurance complémentaire
Les exposants peuvent souscrire directement ou demander à l’organisateur de souscrire des garanties complémentaires couvrant des montants dépassant ceux prévus par l’assurance automatique, contre paiement d’une prime proportionnelle aux montants additionnels.

9. Annulation de la manifestation
Si des raisons de force majeure empêchent l’organisateur de tenir la manifestation, celle-ci sera annulée et l’organisateur en informera par écrit et aussi rapidement que possible les exposants.

Après déduction des frais déjà engagés, les sommes qui restent disponibles des versements effectués par les exposants seront remboursés à ces derniers au prorata de leurs versements respectifs. Dans ce cas, il est expressément convenu que l’organisateur ne sera pas tenu de payer une indemnité ou de faire l’objet d’un recours de quelque nature que ce soit.

10. Catalogue de SolarMed 2011
L’organisateur est seul habilité à éditer le catalogue de SolarMed 2011 à partir, entre autres, des informations fournies, sous leur responsabilité, par les exposants.

11. Contestations et litiges
Les contestations éventuelles concernant SolarMed 2011 doivent être formulées par lettre recommandée avec accusé de réception dans un délai d’une semaine après la clôture de la manifestation.
A défaut d’un accord à l’amiable, le règlement des litiges est du ressort du Tribunal de Commerce de Paris.